Como trocar de contador? O passo a passo para migrar de forma tranquila

A contratação de uma contabilidade não é só importante para o desenvolvimento de uma empresa, como também é obrigatória pela legislação.

O contador cada vez mais assume um papel relevante no cenário empresarial, seja para a pequena, média e grande empresa. Ele é fundamental para que sua empresa prossiga por um caminho de sucesso e alcance a lucratividade dentro da lei. 

Você sabe como buscar e escolher um contador? Então, continue a leitura para conhecer o passo a passo para escolher ou migrar de forma tranquila. Vamos lá?!

Quais são as responsabilidades de um contador em uma empresa?

Quando você contrata um contador ou um escritório de contabilidade, terá à disposição um serviço que se responsabilizará pela organização de todas as obrigações fiscais e trabalhistas do seu negócio. Dentre elas, o pagamento de impostos, salários dos funcionários, controle das movimentações financeiras da empresa, orientações das leis que se aplicam ao seu negócio, etc.

Em um país com sistema tributário tão burocrático e oneroso quanto o do Brasil, tudo isso é fundamental para que seu negócio alcance sucesso econômico. A solução e as orientações fornecidas pelos especialistas da área contábil abrem um leque de oportunidades para que sua empresa trilhe um caminho próspero e sem complicações com o Fisco. 

São diversas atividades que são impostas sob um alto grau de rigor da Receita Federal e que necessitam desse suporte contábil para que sejam efetuadas corretamente. Esse serviço busca agilizar determinados processos a fim de evitar que sua empresa sofra com sanções e penalidades financeiras por conta dos riscos tributários.

Hoje em dia, cada vez mais, uma contabilidade passa a ter um papel consultivo dentro de uma empresa, assumindo de vez o status de braço direito do empresário. Então, a função de um contador embarca nesse mesmo viés e também vai se responsabilizar não somente para regularizar a empresa, mas também para auxiliar a gestão financeira das empresas. 

O papel consultivo e preventivo de um escritório de contabilidade confiável passa desde um bom planejamento tributário até no auxílio na geração de relatórios para a tomada de decisão dos sócios das empresas, com diagnósticos empresariais mais precisos, proporcionando tranquilidade e lucro para o empresário.

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Minha contabilidade não me auxilia, posso trocar de contador?

Apesar de a contratação de uma contabilidade ser uma das decisões mais importantes que um empresário ou empreendedor deve tomar, ainda que o empresário ou o empreendedor não escolha corretamente seu parceiro, ele poderá trocar de contador ou de escritório contábil a qualquer momento para o bem e o sucesso financeiro do seu empreendimento.

Caso você perceba que isso não está sendo feito de maneira eficaz, pode ser o momento de trocar de contador ou de escritório de contabilidade. Esse serviço precisa ser eficiente e seguro. 

Há um elo de confiança entre contabilidade e cliente, principalmente, pelo fato de o escritório cui

dar da empresa e, muitas vezes, prestar uma assessoria aos sócios, desde o momento que antecede à abertura até em suas declarações de imposto de renda. É uma relação baseada no “me viu nascer”, que escutamos constantemente de pessoas de gerações anteriores.

Porém, o empresário não pode basear-se nisso ao pensar no desenvolvimento de sua empresa. Se esse vínculo for quebrado por meio de um erro técnico, falta de pontualidade com os prazos de pagamentos, ou falhas que geram processos judiciais, está na hora de buscar e trocar de contador. 

Então, observe se os serviços desse profissional respondem positivamente às seguintes perguntas: 

• O serviço prestado pelo contador não corresponde  ao que sua empresa espera alcançar de resultados? 
• A comunicação entre empresa e contador não está sendo saudável? 
• O contador descumpre os prazos exigidos? 
• Os sistemas e softwares utilizados estão obsoletos? 
• O atendimento prestado pelo contador está sendo problemático e sem proatividade? 
• O contador não acompanha as mudanças de legislação?
• Há outras situações que desgastam o relacionamento com o contador?

Se você respondeu “sim” para alguma dessas perguntas, pode ser um indício de que é necessário haver uma mudança de contador. A seguir, vamos mostrar detalhadamente o passo a passo de como migrar de forma tranquila. 

Como trocar de contador de forma tranquila?

Caso você tenha visto a necessidade de trocar de contador já deve estar imaginando que passará por uma situação de dor de cabeça. No entanto, existem passos que você pode tomar para realizar esse processo de forma mais tranquila. Eles passam por:

Buscar um novo escritório de contabilidade

Este é o primeiro passo, buscar um novo escritório contábil que atenda suas necessidades como empresário.

É muito importante expor suas expectativas para os novos profissionais e entender se o novo escritório atende suas necessidades e se eles se adequam a sua empresa.

 Afinal, nenhuma empresa é igual a outra, cada empresa tem sua cultura e seus processos, ainda que sejam do mesmo ramo de atividade.

Verificar pendências nas documentações e pagamentos

Feito isso, pesquise minuciosamente se há algo que o contador possa ter deixado passar nos últimos cinco anos e solicite a correção pelo atual contador. Solicite um relatório com débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, dívidas em geral.

Caso você não saiba como checar isso, peça um diagnóstico de sua empresa para o novo escritório contábil que você estará contratando. 

Além de ficar mais seguro para você pela certeza que um outro profissional estará averiguando tecnicamente alguma falha, você já começa se aproximando do novo profissional.

Assim, você terá ciência se há dívidas abertas ou parcelas acumulando juros. Deixe tudo quitado para que não vire uma bola de neve de prejuízos. 

Formalize o cancelamento dos serviços

Se você chegou a essa decisão,  é necessário que haja uma formalização para a troca ou substituição do escritório de contabilidade ou do contador responsável.

É comum que o novo escritório de contabilidade receba a autorização do empresário para comunicar o antigo escritório para que eles relacionem toda a documentação da empresa para a continuidade dos serviços.

Assim, o novo contador irá recepcionar a documentação e passar o feedback ao cliente sobre a situação da empresa.

Contrate uma nova contabilidade

Por mais que deixemos esse passo para o final, ele deve ser executado com maior antecedência possível. Já tenha um pré-contrato com sua nova contabilidade antes de começar os passos para trocar de contador. 

Assim que encerrar o vínculo anterior, inicie o processo de documentação e regularizações. 

Tenha em mente que se você encerrou o relacionamento passado, esse precisa ser melhor.

Então, busque um contador ou contabilidade que atenderá suas necessidades com eficiência, prestatividade, proatividade, agilidade e transparência. É necessário que haja um suporte constante na sua jornada empresarial.