7 práticas para organizar o setor financeiro de uma empresa

As finanças pessoais misturadas às contas da empresa, ausência de indicadores e falta de capital: esses são apenas alguns dos problemas enfrentados no momento de organizar as finanças da empresa, gerando uma verdadeira bagunça.

Porém, não há motivos para alarde! Basta que os gestores movam esforços no intuito de colocar as finanças em ordem antes que seja tarde demais. Afinal, o mercado não costuma oferecer muita margem para erros.

Ao organizar o setor financeiro de uma empresa, é possível levantar custos, desperdícios, o nível exato de endividamento e os investimentos que não estão se mostrando um bom negócio.

Você está com dificuldades para organizar o setor financeiro do seu negócio? Confira as dicas que listamos abaixo para te ajudar a minimizar os gastos e garantir a eficiência da sua empresa!

1. Exercite a disciplina

Um dos atributos que todo empreendedor ou gestor deve cultivar é a disciplina. Não há como ter sucesso ao organizar algo sem que se dedique o devido empenho — é como tentar perder peso ou deixar algum vício. Se não há foco e um acompanhamento diário, as chances dos objetivos serem atingidos são remotas.

Empresas de grande porte devem acompanhar bem de perto alguns indicadores de desempenho, tais como faturamento, custos fixos, custo total, lucro nominal, margem de lucro e nível de endividamento, por exemplo.

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Já as empresas de pequeno e médio porte devem exercer um acompanhamento com regularidade semanal ou até diária. Essa recomendação se deve ao fato das PMEs serem financeiramente mais frágeis do que as grandes corporações.

Esse acompanhamento de perto permite visualizar flutuações mais rapidamente, contornando as situações logo que elas se iniciam.

2. Separe as contas pessoais das empresariais

Um erro básico — e ainda assim muito comum nas pequenas empresas — é confundir as finanças pessoais com as do negócio.

Por mais que a tentação seja forte, é preciso organizar, de forma rigorosa, os recursos oriundos e destinados à empresa do dinheiro que é reservado à vida pessoal. Não há como fugir a essa separação.

Empresas familiares também apresentam muito essa dificuldade — afinal, família e negócio podem se confundir bastante nesse contexto. Por isso, é preciso determinar junto aos sócios os períodos e condições que devem ser observadas para a realização das retiradas, coibindo a transferência de capital da empresa para o patrimônio pessoal.

3. Conheça bem os prazos

Ter ciência de quais são as restrições de prazo, as datas de recebimento e vencimento das contas é essencial. Isso evita atrasos nas quitações e o pagamento de juros de mora.

Essa questão não deve ser ignorada, pois conhecer bem os prazos é o primeiro passo para controlar o fluxo de caixa, estabelecendo prioridades para tudo aquilo que corresponde ao longo, médio e curto prazo. Tratando-se de dívidas, por exemplo, é essencial conhecer aquelas que são de curto prazo.

4. Defina um orçamento anual

Alguns investimentos podem se mostrar ótimas oportunidades. Porém, isso deve ser muito bem controlado e calculado para que não gere uma instabilidade no negócio.

Você pode contratar um novo serviço, investir em uma expansão de um setor, contratar mais pessoas ou ferramentas. Porém, o ideal é que se defina um orçamento anual para isso.

Com essa atitude você se certifica de manter um valor limite para o investimento. Essa quantia já será conhecida e pode ser aplicada sem prejudicar a saúde financeira do negócio.

Então, o ideal é que você faça uma reunião com os envolvidos, defina o foco do investimento, os valores, objetivos e também alguns marcos importantes para entender se aquilo está ou não conforme o esperado.

5. Faça uma gestão adequada dos fornecedores

Um dos pontos que mais causa preocupação ao departamento financeiro de uma empresa é a gestão dos fornecedores, principalmente quando se trata de vários deles.

Imagine uma montadora de produtos eletroeletrônicos, por exemplo. Um mesmo produto tem vários componentes e pode acontecer de cada um ser de um fornecedor distinto. Isso pode virar um caos se não for bem administrado.

Não só o setor financeiro pode ser impactado por problemas no fornecimento, mas toda a empresa, seja por atrasos ou má qualidade. Por isso, é muito importante fazer uma análise bem completa das instituições parceiras, mantendo um bom relacionamento e gestão.

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6. Negocie boas condições de pagamento

Mais do que simplesmente ter uma boa gestão das organizações que fazem negócios com você, é importante conquistar boas condições de pagamento. Ajustar prazos, negociar valores e parcelamentos pode evitar que sua empresa tenha que descapitalizar um valor significativo de uma só vez ou que pague juros excessivos.

Avalie quais são as melhores opções para o seu setor financeiro, analisando todas as transações envolvidas, e procure fornecedores de qualidade que possam atender as necessidades.

7. Controle bem o estoque e as movimentações financeiras

Se você quer organizar as finanças da empresa, precisa criar o hábito de controlar rigidamente o estoque. Isso vale para qualquer tipo de negócio, sendo ele de pequeno, médio ou de grande porte.

Acumular produtos demais na sua empresa faz com que você aplique uma verba alta em curto espaço de tempo. Além disso, se não há uma saída sincronizada com a compra, o próprio espaço físico necessário para condicionar os itens pode apresentar custos altos.

De forma oposta, se você não calcula bem a saída dos componentes e não cria o abastecimento necessário, pode perder vendas por falta deles.

Ou seja, é imprescindível que você mantenha um bom controle de estoque, estudando a saída de cada item, o tempo que leva desde a geração do pedido de compra até a entrega e o custo total envolvido.