Manter a contabilidade de uma empresa em dia é essencial para garantir sua saúde financeira, cumprir obrigações fiscais e evitar problemas legais. Para isso, é fundamental entregar uma série de arquivos ao setor de contabilidade, responsável por manter toda a documentação em dia. Pensando nisso, a Contabilidade LJ listou os principais documentos que você deve fornecer regularmente para assegurar que seu negócio esteja sempre atualizado.
- Documentos Fiscais e Tributários
- Notas Fiscais de Vendas e Serviços: Devem ser entregues mensalmente. Elas comprovam as receitas da empresa e são essenciais para o cálculo dos impostos.
- Notas Fiscais de Compras e Despesas: Também entregues mensalmente, elas registram os gastos da empresa e são utilizadas para dedução de impostos e controle de custos.
- Declaração de Impostos Retidos na Fonte (DIRF): Documento obrigatório que deve ser enviado anualmente, contendo informações sobre os tributos retidos de terceiros.
- Documentos Trabalhistas e Previdenciários
- Folha de Pagamento: Mensalmente, deve-se enviar a folha de pagamento com todas as informações sobre salários, descontos e encargos trabalhistas.
- Guias de Recolhimento de FGTS e INSS: Mensalmente, os comprovantes de recolhimento devem ser enviados para comprovar o cumprimento das obrigações previdenciárias.
- Contratos de Trabalho e Rescisões: Sempre que houver contratação ou desligamento de funcionários, os documentos correspondentes devem ser enviados.
- Extratos Bancários
- Extratos Bancários Mensais: Importante para o controle do fluxo de caixa e reconciliação bancária. Todos os movimentos financeiros devem ser registrados na contabilidade.
- Relatórios Gerenciais
- Relatórios de Contas a Pagar e a Receber: Mensalmente, esses relatórios ajudam a contabilidade a ter uma visão clara das obrigações e direitos da empresa.
- Balancetes e Demonstrações de Resultados: Esses relatórios periódicos são fundamentais para o acompanhamento da saúde financeira da empresa.
- Contratos e Documentos Jurídicos
- Contratos com Fornecedores e Clientes: Todos os contratos firmados devem ser enviados para o registro contábil e jurídico.
- Documentos de Financiamentos e Empréstimos: Informações sobre financiamentos e empréstimos devem ser fornecidas para controle de obrigações futuras.
- Documentos de Patrimônio
- Notas Fiscais de Aquisição de Bens: Sempre que a empresa adquirir novos bens patrimoniais, como máquinas e equipamentos, as notas fiscais devem ser enviadas para registro no controle patrimonial.
- Documentos de Baixa de Bens: Caso algum bem seja vendido ou baixado, os documentos correspondentes devem ser enviados.
- Outros Documentos Relevantes
- Alvarás e Licenças: Cópias dos alvarás de funcionamento e licenças necessárias para a atividade da empresa devem ser enviadas para garantir a regularidade legal.
- Comprovantes de Pagamento de Impostos e Taxas: Todos os comprovantes de pagamentos efetuados devem ser arquivados e enviados para a contabilidade.
Conclusão
A entrega regular desses documentos à contabilidade é fundamental para manter o negócio em dia e evitar problemas fiscais e legais. Manter uma comunicação constante e organizada com o setor financeiro é a chave para uma gestão eficiente e segura. Certifique-se de que todos os documentos estejam completos e corretos antes de enviá-los, garantindo assim a precisão das informações contábeis e a tranquilidade na administração do seu negócio.
