6 perguntas e respostas sobre a nota fiscal eletrônica

Em 2006, teve início um projeto-piloto com 19 grandes companhias do país, que passaram a automatizar esse processo por meio da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A novidade substitui a nota fiscal modelo 1/ 1A, utilizada, de modo geral, nas transações comerciais de mercadorias entre pessoas jurídicas.

A iniciativa foi massificada a partir de 2010, trazendo ganhos significativos em eficiência e transparência. Hoje, segundo o Ministério da Fazenda, há mais de 1,3 milhão de emissores de NF-e no Brasil, incluindo micro, pequenos e médios empreendimentos. Quer saber quais são as regras e as vantagens associadas a essa medida? Confira:

1. A emissão da NF-e é obrigatória?

Depende da área em que a empresa atua e os tipos de operação que realiza. Em determinados segmentos econômicos, é exigida sim a adesão à NF-e. Essa obrigatoriedade se aplica, por exemplo, às empresas que atuam com transformação de produtos (indústrias e fábricas). Além disso, independentemente da atividade econômica exercida, precisam aderir à NF-e aqueles contribuintes que se enquadrem em um desses três grupos:

1) operações destinadas à administração pública direta ou indireta (o que diz respeito a qualquer um dos poderes na União, Estados, Distrito Federal e municípios, incluindo empresas públicas e sociedades de economia mista);

2) operações cujos destinatários estão localizados em outro Estado, que não aquele em que fica a empresa;

3) operações de comércio exterior.

2. E se a empresa for pequena ou média? E quanto a MEI? 

Pequenas e médias empresas às vezes são liberadas de certas exigências, mas essa não é uma delas. Caso façam parte dos segmentos econômicos em que a NF-e é obrigatória ou exerçam alguma das três operações citadas no tópico acima, elas também precisam aderir à emissão digital. Em relação aos microempreendedores individuais, porém, a situação é outra: quem é MEI não está obrigado a emitir NF-e, mesmo se realizar vendas interestaduais, de acordo com informações do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).

3. Como é feito o credenciamento junto à SEFAZ?

Cada Estado estabelece procedimentos próprios, por isso é importante checar quais são as orientações em cada Secretaria da Fazenda. A maior parte delas já credencia sumariamente aqueles estabelecimentos que serão obrigados a emitir a NF-e. Vale destacar que o cadastro é feito de forma setorizada. Isso significa que quem conta com empreendimentos em mais de um Estado precisará realizar um cadastro específico em cada localidade. Já informações relativas à emissão de NFS-e podem ser obtidas junto à prefeitura.

4. Se a SEFAZ já recebe a NF-e, a empresa precisa guardar o arquivo digital ou fornecê-lo ao FISCO?

A resposta é sim para as duas questões. Tanto o emitente quanto o destinatário têm o dever de manter as NF-es durante todo o prazo estabelecido na legislação. E as informações precisam continuar sendo fornecidas ao Fisco, pelo menos por enquanto – no futuro, espera-se que a digitalização ajude a contemplar de modo integrado todas essas informações.

5. Quais são as vantagens proporcionadas pela NF-e?

Para a sociedade, a adoção da NF-e representou um incentivo ao comércio eletrônico e à modernização do setor empresarial. Além disso, se mostrou uma aliada valiosa na luta contra a sonegação, possibilitando um aumento na arrecadação sem elevação da carga tributária. Para as empresas emissoras, um benefício claro é a redução dos custos com impressão e armazenagem de notas. Além disso, como destaca o Sebrae, quando ela é integrada a aplicativos de gerenciamento de vendas, estoque etc., a NF-e torna ainda mais fácil controlar a movimentação de mercadorias. Para os clientes, também há ganhos. Afinal, a NF-e permite que realizem o gerenciamento eletrônico dos documentos, facilitando sua recuperação e organização.

6. Quem não é obrigado também pode aderir?

Sim, a expectativa é exatamente essa: de que, diante das vantagens proporcionadas pela NF-e, cada vez mais empresas se sintam motivadas a aderir voluntariamente a essa opção. É importante observar que, em alguns Estados, quem opta voluntariamente pela NF-e não pode mais continuar emitindo notas fiscais em papel, a substituição precisa ser completa. Outros Estados, porém, aceitam que a empresa credenciada continue a emitir notas fiscais em papel enquanto não estiver enquadrada em alguma categoria que torne a NF-e obrigatória.